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Vereinsmanagement

Zehn Tipps zur besseren Organisation, Führung und Verwaltung von Sportvereinen

Einen Verein führen, organisieren, verwalten – vor dieser Herkulesaufgabe stehen die Vorstandsteams aller rund 7.600 hessischen Sportvereine. Pauschale Tipps zu geben, ist dabei nicht ganz einfach. Schließlich spielt es eine entscheidende Rolle, ob der Verein ein paar Dutzend oder ein paar Tausend Mitglieder hat, ob er aus einer oder mehreren Sparten besteht, ob die eigene Halle sanierungsbedürftig ist oder er um Kapazitäten in der Großstadthalle kämpfen muss. Dennoch gibt es Punkte, die jeder Vorstand beherzigen sollte.

1. Eine positive Außendarstellung ist wichtig
Wann wird ein Verein als gut geführt wahrgenommen? Natürlich: Dann, wenn das Angebot passt, das Preis-Leistungs-Verhältnis angemessen ist, die Trainer gut ausgebildet und die Sportstätten in gutem Zustand sind. „Gerade von seinen Mitgliedern wird eine Vereinsführung aber auch dann positiv bewertet, wenn sie nach außen signalisiert: Uns macht das ehrenamtliche Engagement Spaß – und ist nicht nur eine Bürde“, sagt Steffen Kipper, Geschäftsbereichsleiter Vereinsmanagement des Landessportbundes Hessen.
„Wenn ich immer nur klage, dass alles schwieriger und teuer wird, die Mitglieder nicht mehr mitziehen und Ehrenamtliche kaum mehr zu finden sind, dann wird sich diese Entwicklung noch verstärken“, ist Kipper überzeugt. Natürlich ist es heute schwerer denn je, einen Verein zu führen. Aber wer mit Herzblut dabei sei, dürfe auch die positiven Seiten des Vereins und des Vereinslebens hervorheben: dass es Spaß macht, Teil eines Teams zu sein; dass die im Ehrenamt erworbenen Kompetenzen einen auch persönlich weiterbringen; dass der Verein Positives für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Menschen leiste – mit Hilfe gut ausgebildeter Trainer und Übungsleiter. „Nur mit diesem Geist kann ich auch neue Mitglieder und potenzielle Mitarbeiter begeistern“, weiß Kipper aus Erfahrung.

2. Die Webseite ist häufig die erste Anlaufstelle

Früher war die Vereinsanlage die Visitenkarte eines Vereins. Noch heute ist wichtig, dass sie gepflegt aussieht. Wer ein bestimmtes Angebot oder einen speziellen Verein sucht, kommt heute aber selten direkt vorbei. „Der erste Kontakt findet meist über die Webseite statt“, weiß Kipper. Die muss deshalb auffindbar sein: „Man braucht nicht gleich einen Fachmann für Suchmaschinenoptimierung, jeder kann aber testen: Welche Begriffe könnten Interessierte eingeben – und kommen sie damit auf meine Internetpräsenz?“
Gestalterisch rät der Geschäftsbereichsleiter von allzu grellen Farben und unterschiedlichen Schriftarten ab. Nötig ist hingegen eine klare Struktur. Ansprechpartner, Trainingsangebot und -zeiten, die Lage der Sportstätten sowie die Satzung müssen leicht zu finden sein. „Die Vereinsgeschichte darf gerne ins Internet, aber nicht an prominenter Stelle“, sagt Kipper. Ansonsten rät er von langen Fließtexten ab und plädiert für authentische Bilder von glücklichen Menschen beim Sporttreiben.

3. Aktualität ist das A und O
Ob bei der Webseite oder bei Info-Materialien zum Verein: Die Aktualität ist das A und O. Berichte über die Jahreshauptversammlung 2013 oder eine Ankündigung für das Sommerfest im vergangenen Jahr gehören ins Archiv oder gelöscht. Wer es nicht schafft, Neuigkeiten auf seiner Seite zu veröffentlichen, sollte diese Rubrik lieber entfernen. Unabdingbar ist es aber, die generellen Informationen aktuell zu halten – online wie in Aushängen und sonstigen Publikationen.

4. Es muss klar sein, wo der Verein hinwill

Spätestens, wenn ein Verein feststellt, dass er eine bestimmte Altersgruppe nicht mehr erreicht, oder die Zahl der Mitglieder generell zurückgeht, ist es Zeit für eine Überprüfung: Wo steht der Verein? Und vor allem: Wo will er hin? „Häufig orientieren sich die Angebote eines Vereins nicht an den Interessen seiner aktuellen und potenziellen Mitglieder, sondern an dem, was es schon immer gab“, sagt Kipper. Er rät deshalb zu Klausurtagungen oder erweiterten Vorstandssitzungen, bei denen eine Strategie oder eine Zukunftsvision erarbeitet wird. Nur wer sein Ziel kenne, könne dieses auch erreichen.

5. Kooperationen sind keine Kapitulation

Gibt es vor Ort zwei Vereine mit ähnlicher Ausrichtung, kann eine Kooperation sinnvoll sein. „Vereine, bei denen nur wenige junge Frauen Mitglied sind, wären zum Beispiel besser beraten, keine eigene Eltern-Kind-Gruppe zu initiieren, sondern mit einem Verein zu kooperieren, der bereits ein entsprechendes Angebot hat“, sagt Kipper und empfiehlt, alte Animositäten dafür über Bord zu werfen. Generell rät der Geschäftsbereichsleiter zu einer Analyse des Vereinsumfeldes, um herauszufinden, wo Bedarf oder wo ein Überangebot besteht.

6. Neue Ideen nicht nur als Kritik auffassen   
Vorstandsarbeit ist kein Zuckerschlecken. „Am wenigsten hilft es aber, konstruktive Kritik von außen als Kritik an der eigenen Person aufzufassen“, sagt Kipper. Wer neue Mitarbeiter gewinnen wolle, müsse einen Umgang auf Augenhöhe pflegen. Ein weiterer wichtiger Punkt: Transparenz. Für langjährige Vorstandsmitglieder ist klar, welche Aufgaben einem bestimmten Amt zugerechnet werden.  Außenstehende wissen das nicht.
„Genaue Stellenbeschreibungen sind heute nötig, um Ämter neu besetzen zu können“, so Kipper. Die Mitarbeit sollte dabei so flexibel wie möglich gestaltet werden: „Nur weil etwas schon immer so gemacht wurde, muss es nicht so bleiben“, sagt Kipper und nennt etwa das Thema Mitgliederverwaltung. „Neue Menschen haben neue Ideen – und das ist auch gut so.“

7. Aufgaben können gesplittet werden
Immer mehr Gesetze, Regeln, Vorgaben – es wird nicht einfacher, einen Verein zu führen. Für eine einzige Person ist es deshalb zunehmend schwierig, alle Aufgaben als Vorsitzende/-r, Schatzmeister/-in und Co. ehrenamtlich zu erfüllen. „Jeder Verein sollte daher überlegen, Aufgabengebiete zu splitten“, sagt Kipper und erinnert daran, die Satzung des Vereins in so einem Fall anzupassen. „Dadurch könnte man zum Beispiel regeln, dass es künftig zwei zweite Vorsitzende gibt.“
Dem Einwand: „Wenn ich nicht mal einen finde, der sich engagiert, dann finde ich erst recht nicht mehrere“ widerspricht er vehement: „Personen entschließen sich eher zur Mitarbeit, wenn sie das Gefühl haben, die Aufgaben auch erfüllen zu können“, weiß der Geschäftsbereichsleiter aus Erfahrung. Auch sollte von Anfang an vermittelt werden, dass ein Engagement nicht auf Lebenszeit erwartet wird. Ein Ausstieg am Ende einer Legislaturperiode müsse auch ohne schlechtes Gewissen möglich sein. Außerdem sei projektbezogene Mitarbeit heute eine attraktive Alternative.

8. Leistungen der Ehrenamtlichen anerkennen
Befragungen zeigen: Die wichtigsten Gründe für ehrenamtliches Engagement sind Spaß und die Möglichkeit, sich selbst weiterzuentwickeln. Kipper rät Vereinen deshalb, nicht nur Übungsleitern, sondern auch Vorstandsmitgliedern Weiterbildungen zu ermöglichen. Der Landessportbund hält hier diverse Angebote bereit. Gleichzeitig ist eine ausgeprägte Anerkennungskultur sinnvoll: Ein „Dankeschön“ oder ein „gut gemacht“ sind wichtig, Helferfeste stärken zudem den Zusammenhalt. „Wer es sich als Verein leisten kann, und bei wem es die Satzung zulässt, darf gerne auch eine Ehrenamtspauschale zahlen.“

9. Man muss das Rad nicht neu erfinden 
 
Ob eine Satzungsanpassung ansteht oder Stellenbeschreibungen erstellt werden sollen – man muss das Rad nicht neu erfinden. Im Vereinsberaterportal www.lsbh-vereinberater.de hat der Landessportbund zahlreiche Musterdokumente zusammengestellt, auf die Vereine ganz einfach zurückgreifen können. Darüber hinaus rät Kipper zu einem Blick über den Tellerrand: „Es ist nicht verboten, sich gute Ideen zur Vereinsführung und -organisation von anderen Vereinen abzuschauen oder auch mal bei anderen Vereinen nachzufragen: Wie habt ihr das denn gemacht?“

10. Hilfe von außen ist keine Schande
Ob man bei finanziellen Fragen einen Steuerberater hinzuzieht, die Klausurtagung des Vorstandes von einem externen Moderator begleiten lässt oder man sich zu einer umfangreichen Vereinsentwicklungsberatung mit Vorstand, Übungsleitern und engagierten Mitgliedern entschließt, „Professionelle Hilfe von außen kommt nie zu früh – höchstens zu spät“, sagt Kipper. Gerade, wenn es Vereinen schwerfalle, festzulegen, wohin die Reise gehen soll, sei eine Vereinsberatung sinnvoll. Veränderungsprozesse im Verein gehören auf eine breite Basis gestellt, die Mitglieder und Mitarbeiter müssen sich mit dem Neuen identifizieren können. Sich hier externer Hilfe zu bedienen, um den Blick über den vereinseigenen Tellerrand zu ermöglichen, „Das ist kein Zeichen der Schwäche, sondern der Stärke.“ 

Quelle: Isabell Boger, Kommunikation und Marketing lsb h