Vereinsmanagement

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Organisation und Verwaltung

Aufgabenbeschreibungen im Verein

Früher hieß diese Rubrik "Stellenbeschreibungen des Vorstandes", doch ein zeitgemäßes Freiwilligenmanagement (Ehrenamtsmanagement) verlangt ein Umdenken. Es erfordert ein Denken weg von "der Stelle", die besetzt werden soll, hin zu dem Menschen, der sich engagieren möchte. Deswegen lösen wir uns von dem Begriff der Stellenbeschreibung und auch von der Begrenzung auf den Vorstand, denn unser Ziel ist es, viele Menschen im Verein für ein freiwilliges Engagement zu begeistern.

Wichtig zur Neugewinnung und auch zur Bindung von Ehrenamtlichen, Freiwilligen, Mitarbeitern oder auch zur Fremdvergabe (Outsourcing) von Aufgaben ist es, sich zunächst einmal der Aufgaben im Verein bewusst zu werden. Angefangen bei den Aufgaben, die ein jedes Vorstandsmitglied zu bewältigen hat, bis hin zu allen anderen Aufgaben, die im Verein anfallen.

Es sollten vereinsübergreifende Aufgabenbeschreibungen erstellt werden, die möglichst genau sind und - das ist gewissermaßen die Kür - zudem noch einen zeitlichen Umfang abbilden.
Ein Beispiel: es genügt nicht, dem Bereich der Mitgliederverwaltung die Aufgabe „Briefe an Mitglieder“ zuzuschreiben. Vielmehr sollte es heißen: „Erstellung und Versand von Willkommenschreiben an Mitglieder nach Neuaufnahme“, „Versand Serienbrief zur Einladung Mitgliederversammlung“, „Erstellung und Versand von Jubiläums- und Gratulationsschreiben“, „Erstellung und Versand von Bestätigungsschreiben nach Kündigung“ u.s.w.

Nur wer detaillierte Angaben macht, kann sich hinterher nicht vorwerfen lassen, die Arbeit schön geredet und den vollen Umfang der Aufgaben unterschlagen zu haben. Außerdem lassen sich durch detaillierte Aufstellung Teilaufgaben besser auslagern.

Daniela Herrlich - Vereinsentwicklungsberaterin

 

Die hinterlegten Beispiele für die "Stellenbeschreibungen" stellen den richtigen formellen Rahmen dar, die Aufgabenbereiche der einzelnen Vorstandsmitglieder transparent darzustellen, nachdem der Vorstand sich konstituiert hat.