Vereinsmanagement

Vereinsmanagement

Nachbereitung der Mitgliederversammlung

Das Protokoll über den Verlauf der MV

Nach § 58 Nr. 4 BGB soll die Satzung u.a. auch Bestimmungen über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten.

Dazu schreibt der BGB-Kommentar Palandt unter Rdnr. 7:
"Über die Beurkundung der Beschlüsse kann die Satzung nach freiem Belieben entscheiden. Sie kann auch von einer Beurkundung absehen".

Letzteres gilt aber nicht für Beschlüsse, die dem Registergericht urkundlich nachzuweisen sind, z.B. Satzungs- oder Vorstandsänderungen und Auflösungsentscheidungen.

Die Form der Beurkundung kann in der Satzung festgelegt werden, also ob ein Ergebnis- oder ein Ablaufprotokoll zu fertigen ist. Bei nicht eindeutiger Regelung entscheidet der Protokollführer über die Art des Protokolls.
Fehlt in der Satzung überhaupt eine solche Bestimmung, muss es der Rechtspfleger im Eintragungsverfahren beanstanden (§ 60 BGB).

Ein ordnungsgemäß geführtes Versammlungsprotokoll muss einem Mindestanspruch genügen und sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Ort, Tag und Stunde der Versammlung
  • die Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers
  • die Eröffnung durch den Versammlungsleiter
  • die Feststellung, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde und beschlussfähig ist
  • die Zahl der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder
  • die Bekanntgabe der Tagesordnung mit oder ohne Änderungswünsche
  • die Berichte des Vereinsvorsitzenden, des Schatzmeisters, der Abteilungsleiter, der Rechnungsprüfer
  • die Entlastung des Vorstands
  • die zur Abstimmung gelangten Sachanträge mit (genauem) Wortlaut
  • die Art der Abstimmung (Stimmzettel oder Handzeichen)
  • das genaue Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen; ggf. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen)
  • bei Wahlen die Namen der Gewählten und (wichtig!!) die Erklärung, dass sie die Wahl annehmen
  • die Unterschrift(en) der in der Satzung bestimmten Person(en)

Die Verantwortung für den Inhalt des Protokolls hat in erster Linie der Versammlungsleiter. Die Fertigung des Protokolls während der Versammlung ist in der Regel nicht möglich. Es genügt, wenn es danach fertig gestellt wird.

Erst mit Fertigstellung beginnt die Frist zur Anfechtung von Versammlungsbeschlüssen.

Das Protokoll muss nicht, um gültig zu sein, von einer Mitgliederversammlung genehmigt werden. Es sei denn, die Vereinssatzung sieht dies ausdrücklich vor. Das Verlesen hat spätestens in der nächsten Mitgliederversammlung zu geschehen. Eine Änderung des Protokolls ist nur mit Zustimmung aller Unterzeichner möglich. Es ist ein besonderer Vermerk über die Änderung anzubringen und entsprechend zu unterschreiben. Mitglieder, die Fehler im Protokoll behaupten, müssen diese auch (vor Gericht) beweisen.

Protokolleinsicht

Einsicht in das Protokoll haben Vereinsmitglieder jedenfalls dann, wenn sie ein berechtigtes Interesse nachweisen. Es sei denn, die Satzung schreibt vor, jedem Mitglied vom Protokoll Kenntnis zu geben. Im Kommentar Sauter/Schweyer "Der eingetragene Verein" haben die Mitglieder generell Anspruch auf Einsicht in das satzungsgemäß unterschriebene Protokoll, nicht dagegen in die Notizen des Protokollführers.

Funktion und Beweiskraft des Protokolls

Das Versammlungsprotokoll bildet für den Verein, seine Organe und Mitglieder eine gesicherte Grundlage dafür, was tatsächlich beschlossen worden ist. Die Beurkundung eines Versammlungsbeschlusses ist keine Voraussetzung für dessen Wirksamkeit. Das ordnungsgemäß geführte und unterschriebene Protokoll hat Beweiswert, aber hinsichtlich der Richtigkeit und Vollständigkeit keine gesetzliche Beweiskraft.

Anlagen zum Protokoll

Werden dem Protokoll Anlagen beigefügt, z.B. bei Satzungsneufassungen oder umfangreichen Änderungen, so sind beide Urkunden dem Registergericht einzureichen. Dabei muss sich die Zusammengehörigkeit der Urkunden ergeben. Dazu ist erforderlich, dass im Protokoll auf die Anlage verwiesen wird und die Anlage von denselben Personen unterschrieben ist, die auch das Protokoll unterschrieben haben.

Beweiskraft des Protokolls

Das Protokoll ist eine Privaturkunde und begründet, sofern unterschrieben, vollen Beweis dafür, dass die darin enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern abgegeben sind (siehe hierzu § 416 ZPO (Zivilprozessordnung)). Vollen Beweis erbringt die Privaturkunde nur in formeller Hinsicht, nicht auch bezüglich des materiellen Inhalts. Dieser unterliegt einer freien Beweiswürdigung.

Beschlussfassung

Detaillierte Informationen zur Beschlussfassung finden sie unter Beschlussfassung und Wahlen, an dieser Stelle sei zur Abfassung des Protokolls angemerkt, dass Abstimmungsergebnisse "mit großer Mehrheit", "fast einstimmig" oder ähnlichem unbedingt zu vermeiden sind. Sie werden sonst von Registergerichten beanstandet. Das gilt besonders dann, wenn Beschlüsse mit qualifizierten Mehrheiten (also 1/3 oder 3/4) zu fassen sind.