Vereinsmanagement

Vereinsmanagement

Organisation und Verwaltung

Archivarbeit

Grundsätzliches

Die Verwaltung eines Sportvereins sowie die Organisation des Sportbetriebs erfordern einen Schriftverkehr, dessen Umfang zum Beispiel von der Größe und der Gliederung des Vereins abhängig ist. Dazu kommen noch die nach dem Vereinsrecht geforderten Schriftstücke sowie Aufzeichnungen über sportliche Erfolge und die Vereinsentwicklung.
Am Ende eines Kalenderjahres ist über den Verbleib aller Unterlagen zu entscheiden, die nicht aus rechtlichen Gründen noch weitere 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungspflichten

10 Jahre Aufbewahrungspflicht:
Jahresabschlüsse
Inventarverzeichnis
Kassenbücher
Rechnungen und Belege

6 Jahre Aufbewahrungspflicht:
Zuwendungsbestätigungen
Protokolle von Jahreshauptversammlungen
Protokolle von Vorstandssitzungen
Sonstige Unterlagen, die nicht unter die 10-jährige Aufbewahrungspflicht fallen

(Autor: Edgar Oberländer – Mitglied Landesausschuss Recht, Steuern und Versicherungen im lsb h)

Das Vereinsarchiv

Schriftstücke, die auf Dauer von Interesse sind, weil sie beispielsweise für die Vereinsgeschichte Bedeutung haben, sollten in das Vereinsarchiv übernommen werden.
Als Vereinsarchiv werden umgangssprachlich Nebenräume, aber auch Teile des Vereinsbüros oder sogar nur einzelne Schränke bezeichnet, in denen Unterlagen und Akten gelagert werden, die nicht mehr für die aktuelle Verwaltungsarbeit des Vereins erforderlich sind. Häufig werden dort außerdem Erinnerungsstücke wie Medaillen, Pokale oder Wimpel aufbewahrt.
Bei solchen „Archiven“ handelt es sich jedoch in der Regel lediglich um ungeordnete „Sammlungen“, weil vor der Aufnahme in das sogenannte Archiv nicht über die „Archivwürdigkeit“ von Unterlagen entschieden wurde.
Außerdem ist meistens nicht gesichert, dass die Unterlagen schadlos auf Dauer aufbewahrt werden können. Deshalb besteht zum Beispiel die Gefahr der Beschädigung von Archivgut durch Rost oder Schimmel.

Archivwürdigkeit von Unterlagen

Da eine Entscheidung über die Archivwürdigkeit in der Regel endgültig ist, besteht bei fehlerhafter Einschätzung die Gefahr, dass bedeutsame Unterlagen verloren gehen und nicht mehr genutzt werden können. Der Arbeitskreis „Sport und Geschichte“ beim Landessportbund Hessen hat deshalb unter anderem für Sportvereine und Sportkreise Mindestkataloge zusammengestellt, aus denen hervorgeht, welche Schriftstücke auf jeden Fall aufgehoben werden sollten.
Archivierte Unterlagen werden als „Archivalien“ bezeichnet und sind grundsätzlich getrennt von dem aktuellen Schriftverkehr aufzubewahren.

Entmetallisierung

Da Archivalien auf Dauer zur Verfügung stehen sollen, sind sie besonders sorgfältig zu behandeln. Dazu gehört, dass alle Schriftstücke durch die Beseitigung von Büro- und Heftklammern zunächst „entmetallisiert“ werden müssen, um spätere Roststellen zu vermeiden.
Für die Beseitigung von Heftklammern gibt es ein entsprechendes Werkzeug, das als Heftklammer-Entferner bezeichnet wird. Hiermit können Heftklammern aufgebogen und dann beseitigt werden, um so die Heftung wieder zu lösen.
Bei Verwendung eines speziellen Klammerloshefters entfällt dieser Arbeitsgang bei der späteren Aufnahme von Unterlagen in ein Archiv. Der Klammerloshefter stanzt in die Blätter eine Zunge, falzt sie in die Gegenrichtung und schiebt die Zunge dann in einen Schlitz zurück. Auf diese Weise können allerdings jeweils nur wenige Blätter geheftet werden.

Wegen dieser Rostgefahr sollten die Archivalien auch in „Archivkartons“ und nicht in „Leitzordnern“ abgelegt werden, weil die Metallteile in diesen Ordnern ebenfalls rosten können.
Die Basis der als Tippklemmer bezeichneten Öffnungs- und Schließmechanik besteht nämlich aus Metall. Außerdem gibt es noch zwei parallel verlaufende Drähte aus Federstahl. Auch für den Hebel kann Metall verwendet werden. Bei allen diesen Teilen besteht Rostgefahr.
Die Bestandserhaltung der Unterlagen erfordert darüber hinaus unter anderem die Verwendung von säurefreien Papierumschlägen, von säurefreien Folien und spezieller Klebstifte.

Die Erschließung

Archivalien sollten grundsätzlich von interessierten Nutzern eingesehen werden können. Dies setzt eine entsprechende „Erschließung“ der Unterlagen voraus, um den Zugang zu erleichtern. Als „Erschließung“ wird die Ordnung und Verzeichnung von Archivunterlagen (Archivalien) bezeichnet.
Für die Erschließung gilt das „Provenienzprinzip“, nach dem die Zusammengehörigkeit der Archivalien im Vordergrund steht. Archivunterlagen dürfen deshalb nicht auseinander gerissen werden.
Die „Verzeichnung“ des Archivguts umfasst die Festlegung eines „Titels“, die Angabe der Laufzeit, die Vergabe einer Signatur sowie eventuell die Ergänzung des Titels durch einen „Enthält-Vermerk“.

Stand: Januar 2013
Quelle: Peter Schermer, Vorsitzender des AK-Sport- und Geschichte

Peter Schermer, der auch Fortbildungsveranstaltungen zum Thema "Archivarbeit" leitet, hat Ihnen hier die das Seminar begleitende PowerPoint-Präsentation zur Verfügung gestellt.