Vereinsmanagement

Vereinsmanagement

Durchführung der Mitgliederversammlung

Ladungsfrist zur MV nicht eingehalten

Wie bereits unter Vorbereitung zur Mitgliederversammlung erläutert, sind die in der Satzung beschriebenen Ladungsfristen zur Mitgliederversammlung zwingend zu beachten. Und grundsätzlich ist es die Aufgabe des Vorstandes, die Mitgliederversammlung einzuberufen. Was aber tun, wenn dies zu spät oder gar nicht geschieht?

Einberufung der Mitgliederversammlung ist Sache des alten Vorstands

Enthält die Satzung keine Übergangsklausel und hat es der Vorstand versäumt, vor Ablauf der Amtsperiode die Mitgliederversammlung für Neuwahlen einzuberufen, so ist er nach der neueren Rechtsprechung auch nach Ablauf seiner Amtsperiode noch befugt, die Mitgliederversammlung einzuberufen. Die Eröffnung dieser Mitgliederversammlung obliegt noch dem alten Vorstand, die weitere Leitung dieser Versammlung einem zu wählenden Versammlungsleiter.

Wenn die Funktion des Vorstands nach § 26 BGB nicht mehr ausreichend besetzt werden kann, ist der Verein handlungsunfähig. Sollte dieser Zustand über längere Zeit vorliegen und keine Lösung in Sicht sein, muss ein Notvorstand nach § 29 BGB bestellt werden, damit der Verein seine Geschäfte weiterführen kann.

Die Berufung eines Notvorstands erfolgt durch das zuständige Amtsgericht: nur in dringenden Fällen und nur auf Antrag eines Beteiligten. Ein dringender Fall liegt u.a. dann vor, wenn dem Verein oder anderen Beteiligten ein Schaden droht. Der Antrag auf Bestellung eines Notvorstandes kann formlos gestellt werden. Die Auswahl des Notvorstandes erfolgt durch das Gericht.

Wichtig: Der Notvorstand hat gegen den Verein einen Vergütungsanspruch nach § 612 BGB.

Mitgliederversammlung nicht einberufen - was tun?

Nicht selten überschreiten Vereine die in der Satzung vorgeschriebene Frist zur Einberufung der Mitgliederversammlung. Konsequenzen und Empfehlungen zu den Satzungsinhalten finden Sie nachstehend.

An den Landessportbund wurde bereits oft die Frage gestellt, was passiert, wenn im Verein über einen längeren Zeitraum (zum Beispiel drei Jahre) keine Mitgliederversammlung durchgeführt wurde, obwohl die Satzung des Vereins vorsieht, dass diese jährlich stattfinden soll. In dem uns vorliegenden Fall steht noch dazu in der Satzung, dass alle zwei Jahre der Vereinsvorstand neu zu wählen ist. Da offensichtlich auch diese Fristen überschritten wurden, kam die Frage auf, ob der Vorstand überhaupt noch handlungsfähig sei.

Mal unabhängig davon, welche Gründe vorliegen, die Satzungsfestlegungen für einen solch langen Zeitraum nicht einzuhalten, stellt sich die Frage: Warum haben die Mitglieder des Vereins so lange zugeschaut? Warum haben sie nicht das Minderheitenquorum in Anspruch genommen und einen Antrag auf sofortige Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung eingestellt?

Zumindest dann hätte der vertretungsberechtigte Vorstand die Pflicht gehabt, zu reagieren. Reagiert der Vorstand nicht, müsste das Amtsgericht informiert werden, welches seinerseits  Maßnahmen zur Einhaltung der Satzung ergreifen würde, unter anderem eine Zwangsgeldandrohung.

Es gibt aber noch andere Zusammenhänge, die beachtet werden müssen. Zunächst kann man festhalten, dass im vorliegenden Fall sowohl in der Außenvertretung – es lag offensichtlich kein Beschluss vor, wonach beim Registergericht eingetragene Vorstandsmitglieder zu streichen sind bzw. auch keine Neuwahl – als auch nach innen (Innenverhältnis zu den Mitgliedern) der Vorstand so lange im Amt bleibt, bis eine Neu- bzw. Nachwahl stattgefunden hat.
Eine dementsprechende Festlegung war in der Satzung des Vereins vorhanden.

Übrigens kommt es immer wieder vor, dass Neuwahlen durchgeführt werden, die neu gewählten Vorstandsmitglieder aber nicht dem Registergericht zur Eintragung gemeldet werden. Das kann vor allem in der Außenvertretung zu fatalen Folgen führen.

Drei Jahre keine Mitgliederversammlung durchzuführen, obwohl die Satzung eine jährliche vorsieht, heißt ja auch, dass in den zurückliegenden Jahren keine Vorstandsentlastung durch die Mitgliederversammlung erfolgte. Daher ist bei der Einberufung der nächsten Mitgliederversammlung darauf zu achten, dass die Tagesordnung das genaue Verfahren (laut Satzung) für die zurückliegenden Jahre beinhaltet. Rechenschaftsbericht, Bericht der Kassenprüfer und Antrag für die Entlastung des Vorstandes haben für jedes Jahr zu erfolgen. Will man die Entlastung nach den vorangegangenen Berichten für den gesamten zurückliegenden Zeitraum herbeiführen, wäre in dem Fall ein besonderer Beschluss der Mitgliederversammlung erforderlich und im Protokoll der Mitgliederversammlung festzuhalten.
Schwieriger wird es, wenn festgestellt wird, dass es in den Jahren oder in einem Jahr, in dem keine Mitgliederversammlung stattfand, zu Unregelmäßigkeiten gekommen ist und die Mitgliederversammlung dem Vorstand keine Entlastung erteilen möchte.

Sicherlich kommt es hier auf die Einzelfallprüfung an. Dem Grunde nach wäre eine Verweigerung der Entlastung des Vorstandes kaum möglich, denn die Mitglieder selbst haben auf die Einberufungsmöglichkeit nach § 37 BGB "Berufung auf Verlangen der Minderheit" verzichtet, nicht wahrgenommen oder von der Möglichkeit gar nichts gewusst.

Worauf sollte geachtet werden?

  • Eine Satzungsbestimmung, wonach die Mitgliederversammlung jährlich in einem bestimmten Monat durchgeführt werden muss, ist ungünstig. Dies sollte offener gestaltet sein. Dabei ist zu beachten, dass für die Jahresplanung bestimmte Monate ungeeignet sein dürften.
  • Die Satzung sollte beinhalten, dass der Vorstand bis zur Neuwahl im Amt bleibt. Fehlt diese Aussage und es kommt wie im vorliegenden Fall dazu, dass die Wahlperiode überschritten wurde, würde das Vorstandsamt mit der Wahlperiode enden. Es müsste entsprechend § 29 BGB ein Notvorstand angezeigt werden.
  • Jedem Mitglied des Vereins ist bei Eintritt in den Verein eine Satzung auszuhändigen, damit das Mitglied zu jeder Zeit Kenntnis über die Einberufung, Durchführung, Verfahrensfragen der Entlastung des Vorstandes, Einberufung von einer außerordentlichen Mitgliederversammlung auf der Basis des Minderheitenquorums und anderen Dingen erlangen kann.
  • Wurde eine Neuwahl durchgeführt, sind die neu gewählten Vorstandsmitglieder dem zuständigen Amtsgericht zu melden.