Vereinsmanagement

Vereinsmanagement

Mitgliederversammlung

Vorbereitung der Mitgliederversammlung

Einladung zur Mitgliederversammlung

Prüfen Sie, ob Ihre Mitgliederliste auf dem neuesten Stand ist. Sie müssen sicher sein können, dass alle satzungsgemäß teilnahmeberechtigten Mitglieder eingeladen werden, da hiervon die Wirksamkeit der Beschlüsse abhängt.

Inhaltlich kann man sich bei der Einladung zur Mitgliederversammlung in aller Regel an der Satzung orientieren.In der Satzung wird geregelt, welche Aufgaben die Mitgliederversammlung hat, diese können in abgewandelter Form als Tagesordnungspunkte (TOP) in das Einladungsschreiben übernommen werden.

Satzungsänderungen

Sind Satzungsänderungen für die nächste Mitgliederversammlung geplant, dann ist hierfür ein separater Tagesordnungspunkt in die Einladung aufzunehmen. Eine Satzungsänderung muss – laut Entscheidung des Bundesgerichtshofes – den Mitgliedern auch dann zwingend mitgeteilt werden, wenn die Satzung dies nicht vorsehen sollte. Außerdem müssen die abzustimmenden Änderungen immer mit den zu ändernden Paragraphen angekündigt werden.

TOP "Verschiedenes" unterlassen

Der berühmt berüchtigte Tagesordnungspunkt "Verschiedenes" taucht immer wieder in Einladungen zu Mitgliederversammlungen von Sportvereinen und Verbänden auf.
Dieser TOP ist nach der einschlägigen Rechtsprechung absolut überflüssig, denn er ist zu unbestimmt und ermöglicht den Mitgliedern eines Sportvereins gerade keine Beschlussfassung, sondern lediglich eine unverbindliche Beratung zu aktuellen Themen. Leider kommen viele Sitzungsteilnehmer erst zum Schluss von Veranstaltungen "in Stimmung" und wollen beraten und entscheiden.
Der TOP Verschiedenes ist daher erst überhaupt nicht in die Tagesordnung zur Mitgliederversammlung aufzunehmen.

Ladungsfristen bei Mitgliederversammlungen beachten

Es ist zu beachten, dass die in einer Satzung eines Sportvereins oder Sportverbandes bestimmte Ladungsfrist zur Mitgliederversammlungen und die dort bestimmte Form der Einladung - z.B. durch schriftliche Veröffentlichung in einer Tageszeitung, der Mitgliederzeitung o.ä. - zwingend zu beachten sind.
Wenn in einer Satzung bestimmt ist, dass zu einer Mitgliederversammlung schriftlich sechs Wochen vor der Mitgliederversammlung durch Veröffentlichung in einer bestimmten Tageszeitung einzuladen ist, so hat der Vorsitzende zwingend dafür zu sorgen, dass die Einladung zur Mitgliederversammlung auch sechs Wochen vor der Mitgliederversammlung den betroffenen Mitgliedern zugeht.
Maßgebend für die Wahrung dieser Ladungsfrist ist der Zugang bei den Einzuladenden, nicht der Zugang, der schriftlich zum Abdruck bestimmten Tagesordnung bei der Redaktion der entsprechenden Tageszeitung bzw. der Post. Letzteres kann dazu führen, dass auf eine entsprechende Rüge in der Mitgliederversammlung die ordnungsgemäße Einladung zur Mitgliederversammlung nicht festgestellt werden kann. Gefasste Beschlüsse und Wahlen wären dann ggf. nicht rechtswirksam zustande gekommen.
Größere Vereine und Sportfachverbände sollten bei den Formalitäten zur Einladung von Mitgliederversammlungen keine zu langen Fristen bestimmen und zwei Formen der Einladung vorsehen, nämlich die Veröffentlichung im Vereins-/Verbandsorgan (bzw. der Tageszeitung) und die schriftliche Einladung an die Mitglieder/Delegierten mit einfachem Brief.

Gesetzliche Bestimmungen zu Ladungsfristen

Für Einladungen zu Mitgliederversammlungen und weiteren mit Fristen verbundenen Terminen gelten die §§ 187-193 BGB.
Im § 193 BGB der Auslegungsregeln wird festgelegt, dass wenn eine Frist auf einen Samstag, Sonntag oder allgemeinen Feiertag fällt, an die Stelle dieses Tages der nächste Werktag eintritt.
Für die Berechnung der Frist wird nach § 187 Abs.1 BGB der Tag nicht mitgerechnet, in welchen das Ereignis oder der Zeitpunkt fällt.

Zeitgemäße Kommunikation im Verein

Zeitgemäße Vereinssatzungen sollten von Veröffentlichungen der Einladung zur Mitgliederversammlung in der Tagespresse absehen. Eine viel größere Wirkung hat die direkte Kommunikation mit den Mitgliedern. Hier kann sich der moderne Verein – bei entsprechender Satzung – den elektronischen Medien bedienen. Der Versand der Einladungen zur Mitgliederversammlung per E-Mail ist direkt, unkompliziert und schnell – und spart dem Verein Druck- und Portokosten.

Eine entsprechende Satzungsbestimmung könnte wie folgt gefasst werden:
„Die Mitgliederversammlung ist vom Vorstand unter Einhaltung einer Frist von vier Wochen und unter Mitteilung der Tagesordnung schriftlich einzuberufen. Die Kommunikation im Verein kann in Textform (auch mittels elektronischer Medien) erfolgen. Mitteilungen jeglicher Art gelten als zugegangen, wenn sie an die dem Verein bekannt gegebene Anschrift oder E-Mail-Anschrift gerichtet ist.“ (Auszug aus den Mustersatzungen des lsb h)
Durch eine solche Satzungsbestimmung kann man unnötige juristische Dispute in der  Mitgliederversammlung vermeiden.