Vereinsmanagement

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Mitgliederversammlung

Durchführung der Mitgliederversammlung

Der Versammlungsleiter / Die Versammlungsleiterin

Grundsätzlich leitet derjenige/diejenige die Mitgliederversammlung, den/die die Satzung oder die Geschäftsordnung (GO) hierfür vorsieht. Findet sich keine Bestimmung hierfür in der Satzung bzw. GO leitet der/die Vorsitzende oder eine durch die Mitgliederversammlung gewählte Person die Versammlung.

Vor der Eröffnung

Der Versammlungsleiter/Die Versammlungsleiterin sollte sich vor Eröffnung der Mitgliederversammlung versichern, dass die Ladungsfrist zur Mitgliederversammlung gewahrt wurde und allen teilnahmeberechtigen Mitgliedern eine Einladung zugegangen ist.
Da von der Mitgliederversammlung ein Protokoll anzufertigen ist, muss der Versammlungsleiter/die Versammlungsleiterin die Protokollführung sicherstellen. Er/Sie hat darüber zu wachen, dass ein ordnungsgemäßes Protokoll der Versammlung geführt wird.
Es ist zu prüfen, ob schriftliche Anträge zur Aufnahme neuer Tagesordnungspunkte (TOP) vorliegen. Dies ist aber nur möglich, wenn die Satzung/GO dies zulässt.
Die Satzung/GO sollte man sich in jedem Fall bereitlegen, um diese bei Zwischenfällen zu Rate ziehen zu können.
Außerdem ist eine Anwesenheitsliste auszulegen, um die Beschlussfähigkeit prüfen zu können. Wer stimmberechtigt ist, das bestimmt die Satzung.

Feststellung der Beschlussfähigkeit der MV

Der Versammlungsleiter/Die Versammlungsleiterin sollte sich die Anwesenheitsliste vorlegen lassen und prüfen. Wie viele Mitglieder sind anwesend und sind diese stimmberechtigt. Gibt es Gäste und lässt die Satzung/GO überhaupt Gäste zu. Wenn die Satzung/GO nicht explizit etwas anderes beschreibt, ist eine Mitgliederversammlung nicht öffentlich.
Wenn die Satzung eine Übertragung der Stimmrechte mittels Stimmrechtsvollmacht zulässt, müssen diese ebenfalls geprüft werden.
Sollte laut der Satzung/GO die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung von einer Mindestzahl der Mitglieder abhängig sein, so ist dies natürlich auch zu überprüfen.

Die Eröffnung der MV

Der Versammlungsleiter/Die Versammlungsleiterin sollte die Mitgliederversammlung eindeutig und pünktlich – d.h. nicht zu früh und nicht zu spät, da dies Einfluss auf Abstimmungsergebnisse haben könnte – eröffnen.
Danach sollte eine förmliche Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und Beschlussfähigkeit erfolgen, mit der Frage, ob Einwendungen gegen diese Feststellung erhoben werden. Dieses Vorgehen ist zweckmäßig, da dadurch spätere Einwendungen der Anwesenden erschwert werden.
Sollten Gäste anwesend sein und deren Anwesenheit ist nicht durch die Satzung/GO geregelt, muss über deren Teilnahmerecht beschlossen werden.
Wenn die Satzung Anträge zur Tagesordnung (Dringlichkeitsanträge) zulässt, sollte nun nach solchen gefragt werden.

Eintritt in die Tagesordnung

Nach offizieller Eröffnung der Mitgliederversammlung, wird nun die Tagesordnung bekannt gegeben – eventuell unter Berücksichtigung der beantragten Änderungen.
An dieser Stelle können von der Mitgliederversammlung auch noch Änderungen in der Reihenfolge beschlossen werden, ebenso die  Absetzung eines Tagesordnungspunktes.

Aufrechterhaltung eines geordneten Versammlungsablaufes

Um einen geordneten Versammlungsablauf zu gewährleisten kann der Versammlungsleiter/die Versammlungsleiterin entweder vorab oder falls es die Lage der Dinge erforderlich macht, einige „Spielregeln“ benennen. In Vereinen in denen eine ausgeprägte Diskussionskultur gepflegt wird oder bei kontroversen Tagesordnungspunkten, empfiehlt es sich, die Regeln im Vorfeld bekannt zu geben und zudem in Papierform auszulegen.

Beispiele:

  • Festlegung einer Redezeit
  • Unterbrechung der Versammlung
  • Entziehung des Wortes (nach vorheriger Abmahnung)
  • Verweisung aus dem Versammlungsraum (wobei dies nur ein letztes Mittel sein kann)

Diese Maßnahmen kann der Versammlungsleiter / die Versammlungsleiterin eigenverantwortlich treffen.

  • Erlaubnis zu Ton- und Bildaufzeichnungen.

Hier bedarf es der Zustimmung aller Personen, die von der Ton- oder Bildaufzeichnung betroffen sind. In diesem Fall sollte am besten ein einstimmiger Beschluss herbeigeführt werden.

Abhandlung der TO-Punkte

Es gilt das Rederecht zu beachten, auch Nicht-Stimmberechtigte haben Redezeit.
Die Reihenfolge der Wortmeldungen muss beachtet werden. Wobei der Versammlungsleiter eine bestimmte Form der Wortmeldung verlangen kann (z.B. Rednerliste).
Wenn keine Wortmeldungen mehr zum jeweiligen TOP vorliegen, wird das Ende der Debatte festgestellt.
Wenn angebracht, wird zur Beschlussfassung aufgerufen. Hierbei sollte über den weitgehendsten Antrag zuerst abgestimmt werden.
Zunächst ist die Form der Abstimmung zu klären. Grundsätzlich gibt es in der Mitgliederversammlung offene Abstimmungen, es sei denn die Satzung/GO schreibt eine andere Form vor. Eine geheime Abstimmung – ohne dass die Satzung/GO dies vorschreibt – erfolgt nur dann, wenn die MV dies mehrheitlich beschließt.
Die Mehrheitserfordernisse lt. Satzung/GO sollten geklärt sein. Heißt es in der Satzung/GO, dass die "Stimmenmehrheit / Mehrheit der abgegebenen Stimmen" über den Ausgang einer Abstimmung entscheidet, so werden Enthaltungen nicht gezählt; ist jedoch von einer "Mehrheit der Anwesenden" die Rede, so wirken Enthaltungen wie Nein-Stimmen. (Erfahren Sie mehr unter Wahlen in der Mitgliederversammlung - Ermittlung von beschlussfähigen Mehrheiten)
Nach erfolgter Abstimmung ist das Abstimmungsergebnis förmlich festzustellen und zu verkünden, was mit welcher Mehrheit beschlossen wurde. Dies für das Protokoll wichtig.

Schließung der Versammlung

Die Versammlung kann geschlossen werden, wenn alle Tagesordnungspunkte abgehandelt wurden und keine Wortmeldungen mehr vorliegen.
Eine Vertagung kann nur mit mehrheitlichem Beschluss der Mitgliederversammlung erfolgen, wobei Ort und Zeit festgelegt werden müssen.

Gute Vorbereitung ist alles

Leider berichtet das Gros der Vereine von einer schlechten Beteiligung seiner Mitglieder an den Mitgliederversammlungen. Fragt man die Mitglieder, so wird man immer wieder von langatmigen Veranstaltungen berichtet bekommen, die diesen die Teilnahme an den Mitgliederversammlungen vergrätzen.
Ein gut vorbereiteter Versammlungsleiter/Eine gut vorbereitete Versammlungsleiterin hat nicht nur ein grundsätzlich selbstbewussteres Auftreten, er/sie kann die Mitglieder auch sehr viel kurzweiliger durch die Tagesordnungspunkte führen. Außerdem kann ab und an auf den Plan tretenden Querulanten, mit guter Vorbereitung, viel besser die Stirn geboten werden.